本報(bào)訊（記者 劉洋）“VCC收到，VCC收到，完畢！”時(shí)針剛過12點(diǎn)，國家高山滑雪中心場館通信中心助理閆曉莉的午飯第三次被打斷。松開按鍵，放下話筒，緊接著開始飛快地敲擊鍵盤……在十分鐘內(nèi)，她接連記錄了觀眾車輛的當(dāng)前位置、醫(yī)療站運(yùn)行準(zhǔn)備的情況，還整理好了重要事件的全流程時(shí)間線報(bào)告。對(duì)于北京航空航天大學(xué)14名服務(wù)于國家高山滑雪中心場館通信中心的志愿者來說，類似的情景每天都在發(fā)生。
閆曉莉是北京航空航天大學(xué)的學(xué)生，在冬奧會(huì)期間她擔(dān)任場館通信中心助理，負(fù)責(zé)跟蹤、記錄、協(xié)調(diào)、播報(bào)場館重要信息。閆曉莉每天都要說無數(shù)遍的“VCC”，是場館通信中心的英文縮寫。顧名思義，場館通信中心是所有信息流轉(zhuǎn)、交匯、處理以及再發(fā)送的地方，是場館的大腦，也是場館指揮室的“耳”和“嘴”。
來自北京航空航天大學(xué)的志愿者組長江浩林介紹，北航一共有14名學(xué)生服務(wù)于國家高山滑雪中心場館通信中心，主要負(fù)責(zé)四項(xiàng)工作：一是記錄集群電話使用規(guī)范情況，確保消息傳播規(guī)范無誤；二是提取并記錄場館重要事件，記錄的重要信息會(huì)傳到場館決策層，以便不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域做出動(dòng)態(tài)調(diào)整；三是對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)口的請(qǐng)求做出回應(yīng)，向場館團(tuán)隊(duì)發(fā)布相關(guān)消息；四是安排不同通話組的集群電話用戶間的通話。
“無論是否比賽，千百個(gè)獨(dú)立而互相關(guān)聯(lián)的工作都在有序進(jìn)行，志愿者們的工作就是將這些或大或小的消息如實(shí)記錄整理，并將必要的消息及時(shí)告知整個(gè)場館。”江浩林說。
這項(xiàng)工作有多重要？下雪天山路濕滑，如果不及時(shí)協(xié)調(diào)掃雪車作業(yè)，各類班車、轉(zhuǎn)場車輛等將無法及時(shí)到位并有可能因?yàn)閰f(xié)調(diào)不暢造成交通擁堵甚至交通事故，影響場館正常運(yùn)行。搭載觀眾的車輛到哪里了？如果消息傳得不準(zhǔn)，服務(wù)觀眾的領(lǐng)域就會(huì)受到影響。
舉例來說，2月6日，三位奧林匹克大家庭貴賓同時(shí)計(jì)劃前往國家高山滑雪中心。在場館通信中心，志愿者們的工作頓時(shí)忙碌了起來。車隊(duì)過延慶界，進(jìn)小海坨山，到休息室，均被志愿者們?cè)敿?xì)記錄，再通過組呼的方式傳遞給整個(gè)場館。隨后，調(diào)動(dòng)賽事服務(wù)、禮賓、交通、安保等業(yè)務(wù)領(lǐng)域準(zhǔn)備接洽。與此同時(shí)，每一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及細(xì)節(jié)，都被志愿者詳細(xì)地記在了每天的重要事件記錄里。
同一日，國家高山滑雪中心的首場比賽因?yàn)榇箫L(fēng)天氣取消。“可以說，這是志愿者非常忙碌的一天，比賽先是因?yàn)榇箫L(fēng)天氣多次推后，最后因不具備條件，比賽取消了。我們反復(fù)確認(rèn)比賽時(shí)間點(diǎn)，并將信息傳到其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域。比如比賽時(shí)間調(diào)整，就需要及時(shí)告知賽事服務(wù)領(lǐng)域做好觀眾服務(wù)工作。”江浩林說。
不同的手臺(tái)頻道、不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、不同的人名、不同的聲音……事實(shí)上，精神高度緊張地記錄信息，非常困難。在上崗前，志愿者們多次在經(jīng)理的帶領(lǐng)下到場館的各個(gè)部分踏勘，做到對(duì)場館每個(gè)部分足夠熟悉，才能在處理消息時(shí)游刃有余。為了提高效率、提高準(zhǔn)度，志愿者們將自己的特長快速運(yùn)用在了志愿工作中。
比如，北航計(jì)算機(jī)學(xué)院的本科生張瑞哲利用Python程序封裝了一份數(shù)據(jù)處理腳本，可以直接從通話記錄單中整理出當(dāng)天的通話統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，具體包括有效數(shù)據(jù)、各領(lǐng)域匯報(bào)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)量、重要事件信息占比等數(shù)據(jù)。值得一提的是，它能自動(dòng)生成圖表和文字簡報(bào)，并且直接上報(bào)。這份腳本的加入讓整理數(shù)據(jù)的時(shí)間從50分鐘縮短到了5分鐘，大大提高了大家的工作效率。同時(shí)，場館主任層和延慶場館群可以實(shí)時(shí)獲得準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息。(劉洋)
供圖/北京航空航天大學(xué)